🦘 Informacja O Przechowywaniu Akt Osobowych W Świadectwie Pracy

Prawo pracy w praktyce - Wykorzystany urlop rodzicielski w świadectwie pracy - Nasza pracownica wykorzystała pełny wymiar urlopu rodzicielskiego, ale dziecko, na które udzielono tego urlopu, nie ukończyło Likwidacja etatu w świadectwie pracy. Jeśli likwidacja etatu doprowadziła do zakończenia stosunku pracy, a nie do zmiany formy zatrudnienia (np. skierowania pracownika do innego działu w firmie), zatrudniający jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy zwolnionej osobie. Jako że likwidacja stanowiska pracy była bezpośrednią nika, w latach 1999–2008, pracy w szczególnych warunkach lub w/o szczególnym charakterze – wymienionej w nowych lub starych wykazach (powinieneś je przekazać ubezpieczo-nemu wraz z wyrejestrowaniem zubezpieczeń społecznych). Dodatkowo poinformuj pracownika, że: > jego dokumentację pracowniczą będziesz przechowywać przez 10 lat, > 1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych Świadectwo pracy jest dokumentem, który otrzymuje pracownik w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Podlega wydaniu do rąk pracownika. Świadectwo powinno być wystawione i wręczone pracownikowi w ostatnim dniu jego pracy (art. 97 ust. 1 Kodeks pracy, Dz. U. 1998, nr 21, poz. 94). Zmiana wzoru świadectwa pracy. Te osoby otrzymują informację o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w sposób określony w art. 41c ust. 1 ustawy o sus. Zgodnie z powołanym przepisem, gdy raport informacyjny (ZUS RIA) jest składany wraz z wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń, to pracodawca jest s5nO. Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę. Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę inspektor Pracownik - vademecum Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy ( umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej ( zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy Zaginione akta osobowe Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Oprac. Marek Rotkiewicz Odsłuchaj swoje aktualności >> Kodeksy Kadrowego - KOMPLET 6 publikacji Komplet obejmuje najważniejsze przepisy kadrowe z komentarzem praktyków. Składają się na niego: Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa zasiłkowa oraz trzy książki zawierające rozporządzenia wykonawcze do tych aktów prawnych. Publikacje uwzględniają rewolucyjne zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2022 r., wprowadzone przez przepisy Polskiego Ładu. Kup już za: zł 1. OgÃ³lne zasady prowadzenia dokumentacji Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszÅ‚a w Å¼ycie nowelizacja Kodeksu pracy dotyczÄ…ca prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania. W tym samym czasie zaczÄ™Å‚o obowiÄ…zywaÄ‡ rozporzÄ…dzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporzÄ…dzeniem dokumentacyjnym). ZastÄ…piÅ‚o ono poprzednie rozporzÄ…dzenie dotyczÄ…ce prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Nowe rozporzÄ…dzenie dokumentacyjne wprowadziÅ‚o istotne zmiany w zakresie prowadzenia i podziaÅ‚u akt osobowych (z uwzglÄ™dnieniem regulacji przejÅ›ciowych). OkreÅ›liÅ‚o teÅ¼ sposÃ³b wykonania niektÃ³rych obowiÄ…zkÃ³w dokumentacyjnych przez pracodawcÄ™ oraz sposÃ³b prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. Akta osobowe w czterech czÄ™Å›ciach Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe skÅ‚adajÄ… siÄ™ z czterech czÄ™Å›ci (powiÄ™kszyÅ‚y siÄ™ o czÄ™Å›Ä‡ D) obejmujÄ…ce dokumenty dotyczÄ…ce: * ubiegania siÄ™ o zatrudnienie (A), * nawiÄ…zania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B), * rozwiÄ…zania albo wygaÅ›niÄ™cia stosunku pracy (C), * odpowiedzialnoÅ›ci porzÄ…dkowej i dyscyplinarnej (D). RozporzÄ…dzenie dokumentacyjne utrzymaÅ‚o obowiÄ…zujÄ…cÄ… od lat zasadÄ™, zgodnie z ktÃ³rÄ… oÅ›wiadczenia lub dokumenty sÄ… przechowywane w porzÄ…dku chronologicznym oraz numerowane, a kaÅ¼da z czÄ™Å›ci akt osobowych posiada peÅ‚ny wykaz znajdujÄ…cych siÄ™ w niej oÅ›wiadczeÅ„ i dokumentÃ³w. Nowym rozwiÄ…zaniem jest moÅ¼liwoÅ›Ä‡ podziaÅ‚u dokumentÃ³w znajdujÄ…cych siÄ™ w czÄ™Å›ci A, B i C akt na mniejsze czÄ™Å›ci powiÄ…zane ze sobÄ… tematycznie, ktÃ³rym przyporzÄ…dkowane sÄ… odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentÃ³w w porzÄ…dku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentÃ³w dotyczy kaÅ¼dej z takich czÄ™Å›ci. W przypadku czÄ™Å›ci D akt osobowych, dokumenty, ktÃ³re siÄ™ w niej znajdujÄ…, powinny byÄ‡ obowiÄ…zkowo grupowane w czÄ™Å›ciach dotyczÄ…cych danej kary, ktÃ³rym przyporzÄ…dkowuje siÄ™ odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W czÄ™Å›ciach od B do D akt wykaz dokumentÃ³w przechowywanych w danej czÄ™Å›ci jest otwarty, tj. nie jest wykluczone umieszczenie w tych czÄ™Å›ciach dokumentÃ³w innych niÅ¼ wymienione w rozporzÄ…dzeniu dokumentacyjnym. W wiÄ™kszoÅ›ci w poszczegÃ³lnych czÄ™Å›ciach akt osobowych przechowywane sÄ… takie same dokumenty, co w stanie prawnym obowiÄ…zujÄ…cym do 31 grudnia 2018 r. RozporzÄ…dzenie dokumentacyjne obowiÄ…zujÄ…ce od 1 stycznia 2019 r. wprowadziÅ‚o jednak pewne zmiany w tym zakresie, dodajÄ…c okreÅ›lone dokumenty w danej czÄ™Å›ci akt lub przesuwajÄ…c je z dotychczasowej czÄ™Å›ci do innej. PrzykÅ‚adowo, od 1 stycznia br. w czÄ™Å›ci A akt przechowuje siÄ™ skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczÄ…ce wstÄ™pnych, okresowych i kontrolnych badaÅ„ lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkÅ‚adanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badaÅ„ wstÄ™pnych. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagroÅ¼onym grzywnÄ… od zÅ‚ do zÅ‚. RozporzÄ…dzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowaÅ‚o zakres dokumentacji zwiÄ…zanej z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz okreÅ›liÅ‚o procedurÄ™ wydawania kopii dokumentÃ³w pracownikowi, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy teÅ¼ zmianie postaci jej prowadzenia. Nowe okresy przechowywania dokumentacji Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiÄ…zek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od koÅ„ca roku, w ktÃ³rym stosunek pracy ulegÅ‚ rozwiÄ…zaniu lub wygasÅ‚, chyba Å¼e przepisy odrÄ™bne przewidujÄ… dÅ‚uÅ¼szy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b MoÅ¼liwoÅ›Ä‡ zastosowania nowych, krÃ³tszych okresÃ³w przechowywania dokumentacji pracowniczej zaleÅ¼y jednak od daty podjÄ™cia zatrudnienia przez pracownika. DziesiÄ™cioletni okres przechowywania dotyczy pracownikÃ³w zatrudnionych poczÄ…wszy od 1 stycznia 2019 r. Odnosi siÄ™ on rÃ³wnieÅ¼ do zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeÅ¼eli pracodawca zÅ‚oÅ¼yÅ‚ za nich raport informacyjny ZUS RIA. Natomiast krÃ³tsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczÄ… akt pracownikÃ³w zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku wynoszÄ… one zawsze 50 lat. W niektÃ³rych sytuacjach 10-letni okres przechowywania ulega przedÅ‚uÅ¼eniu. Ma to miejsce w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza moÅ¼e stanowiÄ‡ lub stanowi dowÃ³d w postÄ™powaniu, a pracodawca: * jest stronÄ… tego postÄ™powania; dokumentacjÄ™ pracowniczÄ… przechowuje siÄ™ wÃ³wczas do czasu prawomocnego zakoÅ„czenia postÄ™powania, nie krÃ³cej jednak niÅ¼ do upÅ‚ywu 10-letniego okresu, o ktÃ³rym mowa w art. 94 pkt 9b * powziÄ…Å‚ wiadomoÅ›Ä‡ o wytoczeniu powÃ³dztwa lub wszczÄ™ciu postÄ™powania; okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o ktÃ³rym mowa w art. 94 pkt 9b, przedÅ‚uÅ¼a siÄ™ wÃ³wczas o 12 miesiÄ™cy. Po jego upÅ‚ywie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byÅ‚ego pracownika o moÅ¼liwoÅ›ci odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. W zwiÄ…zku ze skrÃ³ceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, na pracodawcÄ™ naÅ‚oÅ¼ono obowiÄ…zek poinformowania pracownikÃ³w o okresie przechowywania ich dokumentacji (art. 946 Kodeksowy wymÃ³g przekazania informacji dotyczy pracownikÃ³w zatrudnionych pod rzÄ…dami nowych przepisÃ³w, tj. najwczeÅ›niej od 1 stycznia 2019 Warunki kontynuacji akt pracowniczychW sierpniu 2019 r. podpisaliÅ›my umowÄ™ o pracÄ™ z dwoma pracownikami, ktÃ³rzy uprzednio byli juÅ¼ zatrudnieni w naszym zakÅ‚adzie. Z jednym z nich pierwszÄ… umowÄ™ o pracÄ™ zawarliÅ›my na okres od stycznia do kwietnia 2019 r., a z drugim (zatrudnionym od 1 stycznia 2017 r.) podpisaliÅ›my nowa umowÄ™ w dniu nastÄ™pnym po zakoÅ„czeniu poprzedniej. Czy w obu przypadkach moÅ¼emy kontynuowaÄ‡ dotychczasowe akta osobowe tych pracownikÃ³w? Kontynuacja dotychczasowych akt osobowych jest moÅ¼liwa jedynie w przypadku pierwszego pracownika. W stosunku do drugiego jest to niedopuszczalne, z uwagi na niemoÅ¼noÅ›Ä‡ zÅ‚oÅ¼enia przez pracodawcÄ™ raportu informacyjnego do ZUS. Pracodawca moÅ¼e kontynuowaÄ‡ poprzednie akta osobowe pracownika na warunkach okreÅ›lonych w art. 945 Stanowi on, Å¼e w przypadku ponownego nawiÄ…zania stosunku pracy z tym samym pracownikiem - w okresie 10 lat, liczÄ…c od koÅ„ca roku kalendarzowego, w ktÃ³rym stosunek pracy ulegÅ‚ rozwiÄ…zaniu lub wygasÅ‚ - pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasowÄ… dokumentacjÄ™ pracowniczÄ…. PowyÅ¼sza regulacja (obowiÄ…zujÄ…ca od 1 stycznia 2019 r.) dotyczy wyÅ‚Ä…cznie dokumentacji pracownikÃ³w zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcÄ™ w ciÄ…gu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiÄ…zanego poczÄ…wszy od 1 stycznia 2019 r. Nie odnosi siÄ™ wiÄ™c do pracownikÃ³w zatrudnionych w danej firmie we wczeÅ›niejszym okresie, ktÃ³rzy zostali ponownie przyjÄ™ci do pracy w tym samym zakÅ‚adzie po 1 stycznia br. Tej grupy pracownikÃ³w dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektÃ³rych ustaw w zwiÄ…zku ze skrÃ³ceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacjÄ… (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawÄ… nowelizujÄ…cÄ…. Jak wynika z art. 9 tej ustawy, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, ktÃ³rego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy zostaÅ‚ nawiÄ…zany przed 1 stycznia 2019 r. - moÅ¼e kontynuowaÄ‡ prowadzenie dotychczasowych akt osobowych, jednak pod warunkiem, Å¼e: * ponowne nawiÄ…zanie stosunku pracy nastÄ…pi w ciÄ…gu 10 lat od zakoÅ„czenia poprzedniego stosunku pracy, * pracodawca skrÃ³ci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (ktÃ³ry do 31 grudnia 2018 r. wynosiÅ‚ 50 lat) do 10 lat, skÅ‚adajÄ…c raport informacyjny do ZUS. PrzywoÅ‚any art. 9 ustawy nowelizujÄ…cej dotyczy pracownikÃ³w, ktÃ³rych poprzedni stosunek pracy zostaÅ‚ nawiÄ…zany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarÃ³wno tych, ktÃ³rych stosunek pracy rozpoczÄ…Å‚ siÄ™ i zakoÅ„czyÅ‚ w powyÅ¼szym przedziale czasowym, jak i tych, ktÃ³rzy podjÄ™li zatrudnienie w tym okresie i ktÃ³rych stosunek pracy trwaÅ‚ w dniu 1 stycznia 2019 r. Wobec takich pracownikÃ³w pracodawca moÅ¼e skrÃ³ciÄ‡ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. ZÅ‚oÅ¼enie takiego raportu jest jednak niemoÅ¼liwe w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpoÅ›rednio po zakoÅ„czeniu poprzedniego - wÃ³wczas nie nastÄ™puje wyrejestrowanie pracownika z ZUS, a to uniemoÅ¼liwia zÅ‚oÅ¼enie wspomnianego raportu. Pracodawca musi wiÄ™c w takiej sytuacji zaÅ‚oÅ¼yÄ‡ nowe akta osobowe (patrz stanowisko w ramce).3. Gromadzenie dokumentacji dotyczÄ…cej badaÅ„ profilaktycznychDo koÅ„ca 2018 r. skierowania na badania lekarskie pracownikÃ³w i wyniki tych badaÅ„ przechowywane byÅ‚y w czÄ™Å›ci B akt osobowych. Z obecnego rozporzÄ…dzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, Å¼e miejscem ich przechowywania jest rÃ³wnieÅ¼ czÄ™Å›Ä‡ A akt. Czy to oznacza, Å¼e dokumenty dotyczÄ…ce badaÅ„ profilaktycznych naleÅ¼y jednoczeÅ›nie przechowywaÄ‡ w tych dwÃ³ch czÄ™Å›ciach? NIE, choÄ‡ skierowania na badania wstÄ™pne, okresowe i kontrolne oraz orzeczenia lekarskie wydane w nastÄ™pstwie tych badaÅ„ przechowuje siÄ™ zarÃ³wno w czÄ™Å›ci A, jak i B akt osobowych (a w okreÅ›lonym przypadku rÃ³wnieÅ¼ w czÄ™Å›ci C). Takie skierowania i orzeczenia dotyczÄ… jednak badaÅ„ profilaktycznych wykonywanych w odmiennych okolicznoÅ›ciach. Zakres dokumentÃ³w przechowywanych w poszczegÃ³lnych czÄ™Å›ciach akt osobowych okreÅ›la Â§ 3 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego. Pracodawca, ustalajÄ…c jaki konkretnie dokument jest przechowywany w danej czÄ™Å›ci akt osobowych, powinien kierowaÄ‡ siÄ™ przepisami prawnymi podanymi w nawiasach (przy nazwie danego dokumentu). W przypadku skierowaÅ„ i badaÅ„ gromadzonych w czÄ™Å›ci A akt, rozporzÄ…dzenie odwoÅ‚uje siÄ™ do art. 229 Â§ 1 pkt 1 oraz art. 229 Â§ 11 i 12 Pierwszy z przywoÅ‚anych przepisÃ³w dotyczy badaÅ„ wstÄ™pnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy, z kolei nastÄ™pne - badaÅ„ lekarskich wykonanych w poprzednim lub rÃ³wnolegÅ‚ym zatrudnieniu, przedkÅ‚adanych nowemu pracodawcy w celu skorzystania ze zwolnienia z badaÅ„ wstÄ™pnych. W Â§ 3 pkt 2 lit. r) rozporzÄ…dzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej odesÅ‚anie dotyczy natomiast art. 229 Â§ 1 pkt 2 i art. 229 Â§ 2 i 5 Pierwszy przepis odnosi siÄ™ do badaÅ„ wstÄ™pnych wykonywanych w niektÃ³rych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Drugi dotyczy badaÅ„ okresowych i kontrolnych, w tym wykonywanych w zwiÄ…zku z wystÄ…pieniem okreÅ›lonych (szkodliwych) warunkÃ³w pracy. Wszystkie te badania majÄ… miejsce juÅ¼ w trakcie zatrudnienia u bieÅ¼Ä…cego pracodawcy i nie pokrywajÄ… siÄ™ - jeÅ¼eli chodzi o sytuacje, w ktÃ³rych sÄ… wykonywane - z badaniami, o ktÃ³rych mowa w Â§ 3 pkt 1 rozporzÄ…dzenia. Nie moÅ¼na wiÄ™c mÃ³wiÄ‡ o dublowaniu skierowaÅ„ i orzeczeÅ„ lekarskich dotyczÄ…cych tych badaÅ„ w poszczegÃ³lnych czÄ™Å›ciach akt Zmiana miejsca przechowywania dokumentÃ³wWielu pracownikÃ³w, ktÃ³rych zatrudniamy, to rodzice, dlatego w kadrach czÄ™sto skÅ‚adane sÄ… wnioski o udzielenie zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem do lat 14. Przechowujemy je w czÄ™Å›ci B akt osobowych, podobnie jak wnioski urlopowe. Czy to prawidÅ‚owa praktyka? Ponadto, czy w karcie ewidencji czasu pracy powinniÅ›my zaznaczaÄ‡ godziny rozpoczÄ™cia i zakoÅ„czenia pracy oraz wyjÅ›cia prywatne? RozporzÄ…dzenie dokumentacyjne obowiÄ…zujÄ…ce od 1 stycznia 2019 r. znacznie rozszerzyÅ‚o zakres dokumentacji dotyczÄ…cej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy staÅ‚a siÄ™ jedynie jednym z jej elementÃ³w. Poza niÄ… na wspomnianÄ… dokumentacjÄ™ skÅ‚adajÄ… siÄ™ okreÅ›lone w Â§ 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporzÄ…dzenia wnioski, dokumenty i zgody. NaleÅ¼Ä… do nich przykÅ‚adowo: * wniosek dotyczÄ…cy udzielenia zwolnienia od pracy w celu zaÅ‚atwienia spraw osobistych, * wniosek o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14, * dokumenty zwiÄ…zane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, * oÅ›wiadczenie zawierajÄ…ce zgodÄ™ pracownicy w ciÄ…Å¼y na delegowanie jej poza staÅ‚e miejsce pracy. PowyÅ¼sze dokumenty, wnioski i zgody skÅ‚adajÄ… siÄ™, razem z ewidencjÄ… czasu pracy, na dokumentacjÄ™ dotyczÄ…cÄ… ewidencjonowania czasu pracy. Wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 nie naleÅ¼y wiÄ™c przechowywaÄ‡ w aktach osobowych. Podobnie nie naleÅ¼y gromadziÄ‡ w aktach osobowych wnioskÃ³w urlopowych. Dotyczy to jednak tylko wnioskÃ³w skÅ‚adanych pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. Dokumenty pracownicze wytworzone do 31 grudnia 2018 r. mogÄ… byÄ‡ przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami poprzedniego rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego. NaleÅ¼y zasygnalizowaÄ‡, Å¼e wnioski urlopowe powinny byÄ‡ przechowywane poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacjÄ… dotyczÄ…cÄ… ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z Â§ 6 pkt 2 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego takie wnioski wchodzÄ… w skÅ‚ad innej dokumentacji w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy (gromadzonej odrÄ™bnie). Na tÄ™ innÄ… dokumentacjÄ™ skÅ‚adajÄ… siÄ™ rÃ³wnieÅ¼: * karta (lista) wypÅ‚aconego wynagrodzenia za pracÄ™ i innych Å›wiadczeÅ„ zwiÄ…zanych z pracÄ… oraz wniosek pracownika o wypÅ‚atÄ™ wynagrodzenia do rÄ…k wÅ‚asnych (Â§ 6 pkt 3 rozporzÄ…dzenia), * karta ewidencji przydziaÅ‚u odzieÅ¼y i obuwia roboczego oraz Å›rodkÃ³w ochrony indywidualnej, a takÅ¼e dokumenty zwiÄ…zane z wypÅ‚atÄ… ekwiwalentu pieniÄ™Å¼nego za uÅ¼ywanie wÅ‚asnej odzieÅ¼y i obuwia oraz ich pranie i konserwacjÄ™ (Â§ 6 pkt 4 rozporzÄ…dzenia). Stosowana przez pracodawcÄ™, o ktÃ³rym mowa w pytaniu, praktyka doÅ‚Ä…czania wnioskÃ³w urlopowych do akt osobowych nie ma wiÄ™c - od 1 stycznia 2019 r. - podstaw prawnych. To samo dotyczy wnioskÃ³w o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat Przechowywanie harmonogramÃ³w w aktach osobowychCzÄ™Å›Ä‡ naszych pracownikÃ³w pracuje w systemie rÃ³wnowaÅ¼nym. W zwiÄ…zku z tym tworzymy dla nich grafiki. Czy mamy obowiÄ…zek ich przechowywania? JeÅ¼eli tak, to w jakiej dokumentacji? Przepisy prawa pracy nie wprowadzajÄ… obowiÄ…zku przechowywania przez pracodawcÄ™ rozkÅ‚adÃ³w (harmonogramÃ³w, grafikÃ³w) czasu pracy. Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w ramach akt osobowych oraz tzw. innej dokumentacji ze stosunku pracy. Ich zawartoÅ›Ä‡ okreÅ›la Â§ 3 i 6 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego. Â§ 3 tego rozporzÄ…dzenia dotyczy prowadzenia akt osobowych, w czÄ™Å›ci B odnoszÄ…cej siÄ™ do nawiÄ…zania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Natomiast Â§ 6 rozporzÄ…dzenia reguluje prowadzenie innej niÅ¼ akta osobowe dokumentacji ze stosunku pracy. Obejmuje ona: * dokumenty dotyczÄ…ce ewidencjonowania czasu pracy, * dokumenty zwiÄ…zane z ubieganiem siÄ™ i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, * kartÄ™ (listÄ™) wypÅ‚aconego wynagrodzenia za pracÄ™ i innych Å›wiadczeÅ„ zwiÄ…zanych z pracÄ… oraz wniosek pracownika o wypÅ‚atÄ™ wynagrodzenia do rÄ…k wÅ‚asnych, * kartÄ™ ewidencji przydziaÅ‚u odzieÅ¼y i obuwia roboczego oraz Å›rodkÃ³w ochrony indywidualnej, a takÅ¼e dokumenty zwiÄ…zane z wypÅ‚atÄ… ekwiwalentu pieniÄ™Å¼nego za uÅ¼ywanie wÅ‚asnej odzieÅ¼y i obuwia oraz ich pranie i konserwacjÄ™. Przepisy rozporzÄ…dzenia okreÅ›lajÄ…ce zawartoÅ›Ä‡ czÄ™Å›ci B akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji, nie wymieniajÄ… rozkÅ‚adu czasu pracy (harmonogramu, grafiku) jako dokumentu, ktÃ³ry powinien byÄ‡ przechowywany. Pracodawca nie ma wiÄ™c formalnie takiego obowiÄ…zku, niemniej wydaje siÄ™ to zasadne - dla celÃ³w dokumentacyjnych i zwiÄ…zanych z rozliczaniem czasu pracy. Pracodawca moÅ¼e w tym celu utworzyÄ‡ odrÄ™bny katalog (teczkÄ™) na takie "Nadmiarowe" dane w aktach osobowychZatrudniamy od lat pracownikÃ³w, w zwiÄ…zku z czym posiadamy duÅ¼y zasÃ³b akt osobowych. Znajduje siÄ™ w nich wiele dokumentÃ³w uzyskanych we wczeÅ›niejszych latach, zawierajÄ…cych dane osobowe, ktÃ³rych obecnie pracodawca nie powinien przetwarzaÄ‡. Co zrobiÄ‡ z takimi dokumentami? Czy mamy je usunÄ…Ä‡ z akt? Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiÄ…zkÃ³w pracodawcy. Realizacja tego obowiÄ…zku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczÄ…cych pracownika. Ich ÅºrÃ³dÅ‚em sÄ… Å›wiadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaÅ›wiadczenia o ukoÅ„czonych kursach, Å›wiadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcÄ™. NaleÅ¼y podkreÅ›liÄ‡, Å¼e przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcÄ™ w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagaÅ‚o (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w rÃ³Å¼nych dokumentach pracowniczych, jest na ogÃ³Å‚ bardzo obszerny. W Å›wietle zmian dotyczÄ…cych ochrony danych osobowych ( wejÅ›cia w Å¼ycie RODO) pojawiaÅ‚y siÄ™ wÄ…tpliwoÅ›ci, czy pracodawcy majÄ… prawo przechowywaÄ‡ dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niÅ¼ dopuszczajÄ… to obecnie obowiÄ…zujÄ…ce przepisy. Podstawowym aktem prawnym, ktÃ³ry pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zakres danych jakich moÅ¼e Å¼Ä…daÄ‡ pracodawca od kandydata na pracownika i od pracownika okreÅ›la art. 221 Uzyskiwanie danych wykraczajÄ…cych poza ten zakres jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pozwalajÄ… na to przepisy odrÄ™bne lub osoba ubiegajÄ…ca siÄ™ o zatrudnienie/pracownik wyraziÅ‚a na to zgodÄ™ (z wyjÄ…tkiem danych dotyczÄ…cych wyrokÃ³w skazujÄ…cych). Ostatnie zmiany art. 221 oraz rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego - zwiÄ…zane z wejÅ›ciem w Å¼ycie RODO i ustawy wprowadzajÄ…cej RODO - generalnie zawÄ™ziÅ‚y katalog danych uzyskiwanych przez pracodawcÄ™. PojawiÅ‚o siÄ™ wiÄ™c pytanie, co naleÅ¼y zrobiÄ‡, jeÅ¼eli w okresie, w ktÃ³rym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miaÅ‚ podstawÄ™ prawnÄ… do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego juÅ¼ nie ma. Czy nadal moÅ¼na przechowywaÄ‡ takie dane w swoich zbiorach? WÄ…tpliwoÅ›ci te rozstrzygnÄ™Å‚o Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej oraz GÅ‚Ã³wny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes UrzÄ™du Ochrony Danych Osobowych). OdpowiadajÄ…c na zapytanie naszego Wydawnictwa uznaÅ‚y, Å¼e jest to dopuszczalne, pod warunkiem Å¼e pracodawca w okresie uzyskiwania danych miaÅ‚ podstawÄ™ prawnÄ… do ich przetwarzania (patrz ramka).7. ÅÄ…czenie papierowej i elektronicznej formy dokumentacjiJednÄ… z form dokumentacji pracowniczej jest postaÄ‡ papierowa. Od 1 stycznia 2019 r. do szerszego uÅ¼ycia weszÅ‚a rÃ³wnieÅ¼ postaÄ‡ elektroniczna, uznana od tej daty za rÃ³wnorzÄ™dnÄ… z papierowÄ…. Pracodawcy mogÄ… wybraÄ‡ jednÄ… z tych dwÃ³ch form prowadzenia dokumentacji. MogÄ… rÃ³wnieÅ¼ - z pewnymi zastrzeÅ¼eniami - Å‚Ä…czyÄ‡ obie te formy w ramach jednego zbioru dokumentÃ³w. Nowy ukÅ‚ad dokumentacjiOd 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej okreÅ›la rozporzÄ…dzenie dokumentacyjne. Wydanie tego aktu wykonawczego powiÄ…zane byÅ‚o z nowelizacjÄ… Kodeksu pracy dotyczÄ…cÄ… moÅ¼liwoÅ›ci zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych. Nowe rozporzÄ…dzenie istotnie zmodyfikowaÅ‚o zakres i zasady prowadzenia oraz podziaÅ‚u akt osobowych, powiÄ™kszajÄ…c je o dodatkowÄ… czÄ™Å›Ä‡ (D), dotyczÄ…cÄ… odpowiedzialnoÅ›ci porzÄ…dkowej i dyscyplinarnej. Od 1 stycznia br. pracodawca ma moÅ¼liwoÅ›Ä‡ podziaÅ‚u dokumentÃ³w znajdujÄ…cych siÄ™ w czÄ™Å›ci A, B i C akt na mniejsze czÄ™Å›ci powiÄ…zane ze sobÄ… tematycznie. SÄ… one przyporzÄ…dkowane odpowiednio numerom A1, B1, C1 i kolejnym. W przypadku czÄ™Å›ci D akt osobowych, dokumenty, ktÃ³re siÄ™ w niej znajdujÄ…, sÄ… obowiÄ…zkowo grupowane w czÄ™Å›ciach dotyczÄ…cych danej kary, ktÃ³rym przyporzÄ…dkowuje siÄ™ odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Nadal aktualna pozostaje zasada, zgodnie z ktÃ³rÄ… oÅ›wiadczenia lub dokumenty sÄ… przechowywane w porzÄ…dku chronologicznym oraz numerowane, a kaÅ¼da z czÄ™Å›ci akt osobowych posiada peÅ‚ny wykaz znajdujÄ…cych siÄ™ w niej oÅ›wiadczeÅ„ i dokumentÃ³w. Aktualne rozporzÄ…dzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowaÅ‚o pozostaÅ‚Ä… dokumentacjÄ™ pracowniczÄ…. OprÃ³cz klasycznej ewidencji czasu pracy obejmuje ona rÃ³Å¼ne wnioski, oÅ›wiadczenia i zgody pracownika, jak teÅ¼ dokumenty zwiÄ…zane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypÅ‚atÄ… wynagrodzenia czy przydziaÅ‚u odzieÅ¼y i obuwia roboczego. Dwie formy dokumentÃ³wPracodawca moÅ¼e przechowywaÄ‡ caÅ‚oÅ›Ä‡ dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej - wedÅ‚ug swojego wyboru. Dokumentacja ta jest jednak podzielona wedÅ‚ug jej rodzaju - w aktach osobowych podziaÅ‚ ten wyraÅ¼a siÄ™ poprzez wprowadzenie czterech czÄ™Å›ci akt, wyodrÄ™bnionych tematycznie. PozostaÅ‚a dokumentacja rÃ³wnieÅ¼ jest podzielona: na zwiÄ…zanÄ… z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. Pojawia siÄ™ pytanie, czy w ramach poszczegÃ³lnych czÄ™Å›ci akt moÅ¼na zastosowaÄ‡ postaÄ‡ papierowÄ… i elektronicznÄ… dokumentu, np. czÄ™Å›Ä‡ A akt przechowywaÄ‡ w wersji papierowej, a pozostaÅ‚e czÄ™Å›ci w postaci elektronicznej. To samo pytanie moÅ¼e siÄ™ pojawiÄ‡ przy pozostaÅ‚ej dokumentacji pracowniczej, jak teÅ¼ w odniesieniu do zawartoÅ›ci wyodrÄ™bnionych tematycznie czÄ™Å›ci tej dokumentacji. Przepisy rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego nie dajÄ… odpowiedzi na powyÅ¼sze pytania. Zawarte w nich kwestie byÅ‚y jednak przedmiotem opinii resortu pracy. W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa uznaÅ‚ on, Å¼e poszczegÃ³lne czÄ™Å›ci dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej), mogÄ… byÄ‡ tworzone i przechowywane w rÃ³Å¼nej formie. Taka dowolnoÅ›Ä‡ nie jest juÅ¼ jednak moÅ¼liwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentÃ³w w danej czÄ™Å›ci (patrz: stanowisko w ramce i przykÅ‚ad). Zmiana formy z informacjÄ…W razie zmiany dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiÄ…zek powiadomiÄ‡ o tym fakcie pracownikÃ³w (art. 949 Pracodawca informuje ich o: * zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (jej czÄ™Å›ci),* moÅ¼liwoÅ›ci odbioru poprzedniej postaci wskazanej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji w powyÅ¼szym terminie, pracodawca moÅ¼e jÄ… zniszczyÄ‡. W razie Å›mierci pracownika lub byÅ‚ego pracownika, poprzedniÄ… postaÄ‡ dokumentacji pracowniczej mogÄ… odebraÄ‡ niektÃ³rzy czÅ‚onkowie rodziny zmarÅ‚ego, dzieci wÅ‚asne, drugiego maÅ‚Å¼onka lub przysposobione, maÅ‚Å¼onek (wdowa lub wdowiec) lub rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiajÄ… Miejsce przechowywania kopii zaÅ›wiadczenia o zarobkachPracownicy skÅ‚adajÄ… czasami wnioski o wydanie zaÅ›wiadczenia o zarobkach, dla ZUS lub banku. Czy mamy obowiÄ…zek przechowywaÄ‡ kserokopie tych zaÅ›wiadczeÅ„ w aktach osobowych? JeÅ¼eli tak, to w jakiej ich czÄ™Å›ci? ZaÅ›wiadczenia o zarobkach mogÄ… byÄ‡ wydawane w rÃ³Å¼nych celach. W praktyce najczÄ™Å›ciej spotyka siÄ™ przypadki wydawania wspomnianego zaÅ›wiadczenia dla potrzeb ustalenia Å›wiadczeÅ„ emerytalno-rentowych lub w celu przedÅ‚oÅ¼enia w banku lub innej instytucji finansowej. Forma zaÅ›wiadczeÅ„ pierwszego rodzaju - przedkÅ‚adanych dla celÃ³w emerytalno-rentowych w ZUS - jest sformalizowana. ZaÅ›wiadczenie to obecnie wydawane jest na formularzu ERP-7 (uprzednio ZUS Rp-7). SposÃ³b wystawiania zaÅ›wiadczeÅ„ drugiego rodzaju, tj. dla banku czy innych instytucji, nie jest unormowany. W tym zakresie pracodawcy stosujÄ… wÅ‚asne wzory zaÅ›wiadczeÅ„, wedÅ‚ug przyjÄ™tej praktyki i w nawiÄ…zaniu do oczekiwaÅ„ instytucji wymagajÄ…cej zaÅ›wiadczenia. NiezaleÅ¼nie jednak od tego, z ktÃ³rym rodzajem zaÅ›wiadczenia mamy do czynienia, przepisy nie wprowadzajÄ… obowiÄ…zku przechowywania jego kopii przez pracodawcÄ™. Wspomniane w pytaniu zaÅ›wiadczenie na druku ERP-7 jest jedynie formÄ… poÅ›wiadczenia niektÃ³rych danych zgromadzonych w dokumentacji pÅ‚acowej. DokumentacjÄ™ tÄ™, jako niezbÄ™dnÄ… dla celÃ³w emerytalno-rentowych, naleÅ¼y przechowywaÄ‡ przez okresy wskazane w art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu UbezpieczeÅ„ SpoÅ‚ecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). ObowiÄ…zku przechowywania nie ma juÅ¼ jednak w odniesieniu do zaÅ›wiadczeÅ„ o zarobkach wystawianych na podstawie dokumentacji pÅ‚acowej. Tak samo wyglÄ…da sytuacja w przypadku zaÅ›wiadczeÅ„ wydawanych do innych celÃ³w niÅ¼ emerytalno-rentowe. Przepisy prawa pracy nie regulujÄ… wydawania takich zaÅ›wiadczeÅ„, a co za tym idzie, rÃ³wnieÅ¼ kwestii ich przechowywania. Naszym zdaniem dopuszczalne jest przechowywanie przez pracodawcÄ™ kopii tych zaÅ›wiadczeÅ„ (zarÃ³wno tych wystawionych na druku ERP-7, jak i innych) dla celÃ³w dowodowych. Katalog dokumentÃ³w gromadzonych w czÄ™Å›ci B akt osobowych ma charakter otwarty, dlatego nie jest wykluczone przechowywanie omawianych zaÅ›wiadczeÅ„ w tej czÄ™Å›ci akt. Innym rozwiÄ…zaniem moÅ¼e byÄ‡ zaÅ‚oÅ¼enie odrÄ™bnej dokumentacji (teczki) dla takich zaÅ›wiadczeÅ„. Wydaje siÄ™ to zasadne, zwÅ‚aszcza w przypadku druku ERP-7, ktÃ³ry wydawany jest raczej dla celÃ³w ubezpieczeniowych, a nie Przechowywanie dokumentÃ³w legalizujÄ…cych pracÄ™ cudzoziemcaZatrudniamy pracownika z Ukrainy. Dysponujemy wiÄ™c rejestrowanym w urzÄ™dzie pracy oÅ›wiadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z kopiÄ… paszportu i wizy. Czy wskazane dokumenty mogÄ… byÄ‡ przechowywane w aktach osobowych pracownika? TAK. Pracodawca ma prawo przechowywaÄ‡ w aktach osobowych pracownika-cudzoziemca dokumenty legalizujÄ…ce jego pracÄ™ i pobyt (powinny to byÄ‡ kopie) oraz kopiÄ™ paszportu. Pracodawca zatrudniajÄ…cy cudzoziemca prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich pracownikÃ³w. Zakres gromadzonej dokumentacji rÃ³Å¼ni siÄ™ jednak ze wzglÄ™du na procedury legalizujÄ…ce pobyt i pracÄ™ cudzoziemca. Do Å›wiadczenia pracy w Polsce konieczne jest bowiem posiadanie oÅ›wiadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracÄ™ bÄ…dÅº pracÄ™ sezonowÄ…, a takÅ¼e waÅ¼nej wizy lub innego dokumentu uprawniajÄ…cego do wjazdu i pobytu w Polsce. Wynika to z art. 88p ust. 1 i art. 88z ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.). Podmiot powierzajÄ…cy pracÄ™ ma obowiÄ…zek zaÅ¼Ä…daÄ‡ od obcokrajowca przedstawienia przed rozpoczÄ™ciem pracy waÅ¼nego dokumentu uprawniajÄ…cego do pobytu na terytorium Polski. W przypadku pracodawcy zatrudniajÄ…cego obywatela Ukrainy dokumentami legalizujÄ…cymi pobyt cudzoziemca sÄ… wizy i decyzje wojewody zezwalajÄ…ce na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy oraz karta pobytu. Pracodawca jest zobowiÄ…zany do przechowywania kopii tych dokumentÃ³w przez caÅ‚y okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. ObowiÄ…zek ten wynika z art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywajÄ…cym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 769). Przepisy te nie wskazujÄ… miejsca przechowywania kopii tych dokumentÃ³w, stÄ…d - w razie zawarcia umowy o pracÄ™ - powinny one zostaÄ‡ umieszczone w aktach osobowych pracownika. Pracodawca dysponuje kopiÄ… paszportu zatrudnianego cudzoziemca, gdyÅ¼ to on wystÄ™puje o wydanie jednego z trzech dokumentÃ³w legalizujÄ…cych pracÄ™ tej osoby w Polsce. Ma w zwiÄ…zku z tym obowiÄ…zek doÅ‚Ä…czenia kopii wszystkich wypeÅ‚nionych stron waÅ¼nego dokumentu podrÃ³Å¼y do skÅ‚adanego oÅ›wiadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a takÅ¼e wniosku o zezwolenie na pracÄ™/pracÄ™ sezonowÄ…. Stanowi o tym Â§ 7 ust. 1 pkt 4, ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 rozporzÄ…dzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracÄ™ cudzoziemca... (Dz. U. z 2017 r. poz. 2345). JeÅ›li Czytelnik przechowuje w aktach osobowych oryginaÅ‚y dokumentÃ³w, to powinien je zastÄ…piÄ‡ kopiami, a oryginaÅ‚y zwrÃ³ciÄ‡ pracownikowi. Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracÄ™ i pracÄ™ sezonowÄ… w celu ich umieszczenia w aktach osobowych. Te dokumenty sÄ… wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzÄ™du, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla Wniosek o ruchomy czas pracy poza aktami osobowymiPracownik zÅ‚oÅ¼yÅ‚ wniosek o wprowadzenie ruchomego rozkÅ‚adu czasu pracy. Do tej pory przechowywaliÅ›my takie wnioski w czÄ™Å›ci B akt osobowych. Czy nadal takie wnioski powinniÅ›my gromadziÄ‡ w tej czÄ™Å›ci akt? W odniesieniu do wnioskÃ³w skÅ‚adanych od 1 stycznia 2019 r. nie ma juÅ¼ takiego obowiÄ…zku. Jak wynika z Â§ 6 pkt 1 lit. b) rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego, wspomniane w pytaniu wnioski powinny byÄ‡ przechowywane w ramach dokumentacji dotyczÄ…cej ewidencjowania czasu pracy. Akta osobowe nie sÄ… odpowiednim miejscem na ich gromadzenie, tym bardziej, Å¼e w Â§ 3 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego, okreÅ›lajÄ…cym, jakie dokumenty naleÅ¼y skÅ‚adaÄ‡ w czÄ™Å›ci B akt, nie ma mowy o takich wnioskach. NaleÅ¼y zaznaczyÄ‡, Å¼e wnioski te mogÄ… byÄ‡ nadal przechowywane w czÄ™Å›ci B akt osobowych, jeÅ¼eli zostaÅ‚y zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. (co wynika z Â§ 20 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego). Pracodawca moÅ¼e stosowaÄ‡ wobec takich "starych" wnioskÃ³w obowiÄ…zujÄ…ce do koÅ„ca 2018 r. rozporzÄ…dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcÃ³w dokumentacji w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Nie przewidywaÅ‚o ono gromadzenia wnioskÃ³w o ruchomy rozkÅ‚ad czasu pracy w czÄ™Å›ci B akt osobowych (byÅ‚y tam skÅ‚adane wnioski o indywidualny rozkÅ‚ad czasu pracy), ale teÅ¼ nie zawieraÅ‚o regulacji wskazujÄ…cej, gdzie konkretnie wnioski te majÄ… byÄ‡ umieszczane. W praktyce pracodawcy czÄ™sto przechowywali je wÅ‚aÅ›nie w czÄ™Å›ci B akt osobowych, korzystajÄ…c z tego, Å¼e wykaz dokumentÃ³w skÅ‚adajÄ…cych siÄ™ na tÄ™ czÄ™Å›Ä‡ akt miaÅ‚ charakter otwarty. W przypadku takich wnioskÃ³w pracodawcy nie muszÄ… teraz zmieniaÄ‡ ich lokalizacji, natomiast wnioski skÅ‚adane od 1 stycznia 2019 r. podlegajÄ… w caÅ‚oÅ›ci nowym Dokumentacja dotyczÄ…ca zajÄ™cia wynagrodzeniaOtrzymaliÅ›my pismo o zajÄ™ciu wynagrodzenia pracownika na poczet naleÅ¼noÅ›ci niealimentacyjnych. Czy kopia tego pisma (oraz oÅ›wiadczenie pracownika o odbiorze wynagrodzenia pÅ‚atnego w gotÃ³wce) powinna byÄ‡ przechowywana w aktach pracowniczych? Raczej nie. Z przepisÃ³w rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego wynika jedynie, Å¼e w czÄ™Å›ci C akt osobowych, dotyczÄ…cej rozwiÄ…zania albo wygaÅ›niÄ™cia stosunku pracy, naleÅ¼y umieÅ›ciÄ‡ potwierdzenie dokonania czynnoÅ›ci zwiÄ…zanych z zajÄ™ciem wynagrodzenia za pracÄ™, w zwiÄ…zku z prowadzonym postÄ™powaniem egzekucyjnym. RozporzÄ…dzenie dokumentacyjne nie reguluje tego, w jaki sposÃ³b i gdzie umieszczaÄ‡ dokumenty dotyczÄ…ce zajÄ™Ä‡ komorniczych trwajÄ…cych podczas istnienia stosunku pracy. Z uwagi jednak na to, Å¼e egzekucja powoduje potrÄ…cenia z wynagrodzenia wydaje siÄ™, Å¼e wÅ‚aÅ›ciwym miejscem do przechowywania pism o zajÄ™ciu tego wynagrodzenia bÄ™dzie inna dokumentacja ze stosunku pracy, o ktÃ³rej mowa w Â§ 6 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego. Konkretnie chodzi tu o dokumentacjÄ™ dotyczÄ…cÄ… wypÅ‚at wynagrodzenia za pracÄ™ i innych Å›wiadczeÅ„. JeÅ¼eli chodzi o oÅ›wiadczenie pracownika wspomniane w pytaniu, to naleÅ¼y zauwaÅ¼yÄ‡, Å¼e zgodnie z Â§ 6 pkt 3 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego, inna dokumentacja pracownicza w zakresie wynagrodzenia zawiera jedynie: * kartÄ™ (listÄ™) wypÅ‚aconego wynagrodzenia za pracÄ™ i innych Å›wiadczeÅ„ zwiÄ…zanych z pracÄ…, * wniosek pracownika o wypÅ‚atÄ™ wynagrodzenia do rÄ…k wÅ‚asnych. Tylko te dokumenty powinny byÄ‡ obowiÄ…zkowo przechowywane. Nie ma natomiast takiego wymogu odnoÅ›nie oÅ›wiadczenia pracownika o odbiorze wynagrodzenia. Pracodawca moÅ¼e te oÅ›wiadczenia przechowywaÄ‡ (dla celÃ³w dowodowych) w odrÄ™bnym Kontynuacja akt osobowych pracownika przejÄ™tego przez innego pracodawcÄ™Kilka lat temu pracownik naszej firmy zostaÅ‚ przejÄ™ty przez innego pracodawcÄ™. W lipcu br. zostaÅ‚ zwolniony z tamtej firmy i bÄ™dzie ponownie zatrudniony w naszym zakÅ‚adzie. Czy moÅ¼emy kontynuowaÄ‡ dotychczasowe akta osobowe tego pracownika i czy konieczne jest ponowne wypeÅ‚nienie przez niego kwestionariuszy dla kandydata na pracownika i dla pracownika? Na etapie rekrutacji i zatrudnienia kandydat na pracownika, a pÃ³Åºniej pracownik moÅ¼e wypeÅ‚niÄ‡ odpowiednie kwestionariusze osobowe. Nie jest to jednak obowiÄ…zkowe. OdnoszÄ…c siÄ™ do sytuacji przedstawionej w pytaniu naleÅ¼y zaznaczyÄ‡, Å¼e w przypadku przejÄ™cia pracownika przez innego pracodawcÄ™ w trybie art. 231 dokumentacja pracownicza przejmowanego pracownika powinna zostaÄ‡ przekazana do nowego zakÅ‚adu pracy razem z tym pracownikiem. Ta zasada obowiÄ…zywaÅ‚a zarÃ³wno pod rzÄ…dami obowiÄ…zujÄ…cego do 31 grudnia 2018 r. rozporzÄ…dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcÃ³w dokumentacji w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy (...), jak i obecnie. Zgodnie bowiem z Â§ 7 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego, w przypadku przejÄ™cia pracownika w trybie art. 231 (albo na podstawie odrÄ™bnych przepisÃ³w przewidujÄ…cych nastÄ™pstwo prawne nowego pracodawcy), dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentacjÄ™ pracowniczÄ… nowemu pracodawcy. Z przywoÅ‚anych regulacji wynika, Å¼e w przedstawionej sprawie akta osobowe pracownika wspomnianego w pytaniu powinny zostaÄ‡ przekazane do firmy, ktÃ³ra go przejÄ™Å‚a. W takim przypadku pracodawca przekazujÄ…cy powinien obecnie zaÅ‚oÅ¼yÄ‡ nowe akta osobowe. JeÅ¼eli natomiast w przedstawionej sprawie akta osobowe, wbrew przepisom, nie zostaÅ‚y przekazane do pracodawcy przejmujÄ…cego, to, zdaniem redakcji, zastosowanie znajdÄ… regulacje okreÅ›lajÄ…ce warunki kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (przykÅ‚ad). Kwestii tej dotyczy art. 945 oraz art. 9 ustawy o zmianie niektÃ³rych ustaw w zwiÄ…zku ze skrÃ³ceniem okresu przechowywania akt... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Pierwszy z tych przepisÃ³w dotyczy dokumentacji ze stosunkÃ³w pracy nawiÄ…zanych poczÄ…wszy od 1 stycznia 2019 r., drugi okresÃ³w wczeÅ› Potwierdzenie dokumentacji za zgodnoÅ›Ä‡ z oryginaÅ‚emW aktach osobowych pracownika powinny znajdowaÄ‡ siÄ™ odpisy lub kopie dokumentÃ³w potwierdzone przez pracodawcÄ™. Czy w celu potwierdzenia dokumentu za zgodnoÅ›Ä‡, powinniÅ›my otrzymaÄ‡ do wglÄ…du jego oryginaÅ‚, czy teÅ¼ wystarczy potwierdzenie zgodnoÅ›ci z kopiÄ…? Pracodawca przechowuje w aktach osobowych - prowadzonych w wersji papierowej lub elektronicznej - odpisy lub kopie dokumentÃ³w przedÅ‚oÅ¼onych przez kandydata do zatrudnienia lub pracownika. Powinny byÄ‡ one poÅ›wiadczone przez pracodawcÄ™ (lub osobÄ™ przez niego upowaÅ¼nionÄ…) za zgodnoÅ›Ä‡ z przedÅ‚oÅ¼onym dokumentem, a nie z oryginaÅ‚em. Podobnie jest w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, co wynika z Â§ 11 rozporzÄ…dzenia dokumentacyjnego. Stanowi on, Å¼e w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma byÄ‡ doÅ‚Ä…czony dokument papierowy, pracodawca albo osoba upowaÅ¼niona przez pracodawcÄ™ sporzÄ…dza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowanÄ… pieczÄ™ciÄ… elektronicznÄ… pracodawcy. DefinicjÄ™ dokumentu definiuje art. 773 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem jest noÅ›nik informacji umoÅ¼liwiajÄ…cy zapoznanie siÄ™ z jej treÅ›ciÄ…. MoÅ¼e to wiÄ™c byÄ‡ zapisana kartka papieru, wiadomoÅ›Ä‡ SMS, MMS lub e-mail. TreÅ›Ä‡ dokumentu moÅ¼e zostaÄ‡ utrwalona na dowolnym noÅ›niku. Problematyczna moÅ¼e siÄ™ jednak okazaÄ‡ dostarczona przez kandydata lub pracownika kserokopia dokumentu. Zdaniem SÄ…du OkrÄ™gowego w Åodzi w wyroku z dnia 21 czerwca 2017 r., sygn. akt III Ca 842/17, przez dokument rozumie siÄ™ jego oryginaÅ‚. ZwykÅ‚a odbitka ksero (to jest odbitka niepotwierdzona, niestanowiÄ…ca dokumentu) nie moÅ¼e zastÄ…piÄ‡ dokumentu, na ktÃ³rego bazie powstaÅ‚a. W praktyce oznacza to, Å¼e jeÅ¼eli pracodawca zaÅ¼Ä…da przedstawienia dokumentu, to naleÅ¼y mu dostarczyÄ‡ jego oryginaÅ‚ albo poÅ›wiadczonÄ… za zgodnoÅ›Ä‡ z oryginaÅ‚em kopiÄ™. W sytuacji przedstawionej w pytaniu naleÅ¼y zauwaÅ¼yÄ‡, Å¼e zgodnie z art. 76a Kodeksu postÄ™powania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), jeÅ¼eli dokument znajduje siÄ™ w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawiÄ‡ urzÄ™dowo poÅ›wiadczony przez ten organ odpis lub wyciÄ…g z dokumentu. Natomiast w myÅ›l art. 129 Â§ 2 zamiast oryginaÅ‚u dokumentu strona moÅ¼e zÅ‚oÅ¼yÄ‡ odpis, jeÅ›li jego zgodnoÅ›Ä‡ z oryginaÅ‚em zostaÅ‚a poÅ›wiadczona przez notariusza albo wystÄ™pujÄ…cego w sprawie peÅ‚nomocnika strony bÄ™dÄ…cego adwokatem, radcÄ… prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcÄ… Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Podstawa prawna- Ustawa z dnia r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)- RozporzÄ…dzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r., poz. 357) do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy, które regulują okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania). Zatem nowelizacja skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Nowy okres stosuje się co do zasady do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (w drodze wyjątku można go również stosować do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS). Ponadto wprowadzono nowy obowiązek dla pracodawców, który polega na tym, że w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy pracodawca powinien też wydać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej (art. 946 pkt 1 W kontekście tych regulacji warto jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, a mianowicie na konieczność aktualizacji obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Zatem obowiązek informacyjny wynikający z RODO jest niezależny od obowiązku wskazanego w art. 946 pkt 1 Co ciekawe, ten pierwszy aktualizuje się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, a drugi – wraz z końcem zatrudnienia. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 lit. a RODO, powinna być bowiem przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili uzupełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Warto zauważyć, że w praktyce możemy spotkać różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO w zakresie okresu przechowywania danych osobowych. Najczęściej pracodawcy: 1) wskazywali wprost 50-letni okres przechowywania danych osobowych, powołując się na art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( z 2016 r. poz. 1506); 2) odwoływali się do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, czyli informowali pracownika, że jego dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego oraz prawa podatkowego, nie przytaczając wprost okresu; 3) odwoływali się do dokumentu wewnętrznego pracodawcy, który określał poszczególne okresy dla różnych danych, np. 50 lat dla akt osobowych, 3 lata dla grafików czasu pracy, 6 lat dla potrąceń należności itd. Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Zatem po 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom informacji i tam, gdzie taka potrzeba zaistnieje, powinni je zaktualizować. W pierwszym powyżej wskazanym przypadku pracodawcy powinni wskazać nowy 10-letni okres przechowywania danych i jako podstawę prawną podać art. 94 pkt 9b W drugim przypadku zmiany nie będą konieczne, gdyż informacja odwołuje do obowiązujących przepisów prawa pracy, a takim przepisem jest bez wątpienia omawiany tu art. 94 pkt 9b Natomiast w trzecim nie ma potrzeby zmiany samego obowiązku informacyjnego, natomiast modyfikacji będzie wymagała obowiązująca u pracodawcy polityka, do której obowiązek ten odsyła. W takiej polityce pracodawca będzie musiał po pierwsze musiał uwzględnić nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat) dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., oraz po drugie będzie musiał zweryfikować inne wyszczególnione przez siebie wcześniej okresy, np. termin na przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowało się bowiem, że ewidencję należy przechowywać przez co najmniej trzy lata, natomiast w świetle ostatnich zmian okres ten wynosi 10 lat (stanowi ona część dokumentacji pracowniczej). Błędne wskazanie informacji przekazywanych w ramach obowiązku informacyjnego może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawców, zwłaszcza nałożeniem kary pieniężnej, po uprzednim zbadaniu okoliczności i rozmiaru naruszenia przepisów RODO. Zatem warto do tematu obowiązku informacyjnego wrócić i tam, gdzie okaże się to konieczne, zaktualizować jego treść. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy